2020届毕业生档案有关问题答疑

一、什么是毕业生档案？

毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或毕业生户籍所在地的人才交流机构或大中专毕业生指导中心保管。这时的学籍档案正式成为人事档案。

二、毕业生档案内有哪些材料？

毕业生档案内的材料有：1.毕业生登记表；2.学生成绩档案表；3.实习鉴定表；4.入团志愿书；5.党员档案材料；6.奖励材料；7.学生入学登记表；8.录取通知书、高考材料袋；9.教师资格认定申请表；10.学士学位通知书；11.毕业生就业通知书；12.其他材料。

三、档案有什么作用？

档案除了供用人单位考察录用人员之外，也是维护咱们个人权益和福利的凭证。无论是工作调动、升学、报考公务员或事业单位，还是职称评定、考资格证、工龄认定、社保办理、住房补贴发放、入党、办理退休等，都需要用到它。

四、毕业生档案能否托管在学校？

学生毕业生应及时办理档案转递手续。毕业生档案滞留在校，一方面可能影响毕业生工龄连续计算；另一方面，毕业生档案滞留在校，除在档证明外，学校不能出具其他档案证明，可能影响毕业生深造、考取公务员或机关事业单位的政审等。所以不建议毕业生档案托管在学校。

五、毕业生档案如何转递及转递时间？

根据疫情防控工作实际要求，2020届毕业生档案转递由学校统一邮寄(中国邮政EMS通道)，不对学生一对一发放，相关毕业生需确认档案邮寄登记表准确无误。如有特殊情况急需档案，请提前电话联系预约，咨询电话0736—7197871（陈老师）。具体转递时间请关注学工部通知。另外国家规定，档案不能自带，也不能拆封。

六、毕业生档案去向如何查询？

1.登录“湖南文理学院”官网，进入学生工作部网页，或根据学生毕业当年的“毕业生档案转出情况汇总表”，查询档案派遣的详细况，跟踪档案EMS物流信息。

2.可致电0736-7197871（陈老师）进行咨询。

七、2020届毕业生档案应如何转递？

（一）已就业的毕业生和考取研究生的毕业生档案转递

    各学院学工办统一收集已经就业和考取研究生学生的档案去向及相关凭据，填写邮寄档案登记表，学校统一邮寄（附调档函）。

1.已就业的毕业生凭用人单位出具的调档函或用人单位签订的就业协议书（只复印第3面）转至用人单位。

2.已考取研究生的毕业生凭考取研究生院校的调档函转至录取学校。

（二）未就业毕业生的档案转递

1.未就业的湖南省内毕业生档案：学校将按各市的要求发送至户籍所在地的大中专毕业生就业指导中心或人才市场。请毕业生在所在学院填写2020届毕业生回原籍（湖南省）档案邮寄登记表。（说明：<1>方便考编和考公务员的同学就近政审和提取档案；<2>严格按身份证上的地址发送，如档案存放地和身份证地址不同，请开具调档函）。

2.未就业的省外毕业生档案：需要毕业生咨询户籍所在地的大中专毕业生就业指导中心或人才市场，如明确表示接受档案，请毕业生在所在学院填写2020届毕业生回原籍（外省）档案邮寄登记表（因无调档函，地址要非常详细）。

3.申请由学校保管的毕业生档案：暂未就业的毕业生可以申请将档案由学校保存，毕业生必须填写2020届毕业生档案申请留校保存登记表（申请留校的档案假期不对外发放，并请毕业生在两年之内提走）。

（三）未毕业的学生档案和不完整的学生档案（包括学生参军、降级、休学、肄业和档案缺失材料等）不能转递，将留在学工部管理，待毕业生补齐相关材料才能调取。

八、注意事项

1.党员组织关系介绍信按学校党委组织部要求办理，党员档案需和学生档案一同转递的(娄底市不接受党员材料)，可由学院学工办装入档案，随同学生档案一同转出（建议党员档案随人走）。

2.毕业生团组织关系必须在网上发起转接，团员档案随学生档案一同调转。

3.出示三方协议调取档案的同学，必须确定工作单位接收档案且该单位具备档案管理资质才能转递（不能随意填写档案接收单位），如不确定请把档案转至户籍所在地。

4.严禁将档案放在自己手中或擅自拆封。

                                                                                           学生工作部（处）

                                                               2020年6月9日